Guide d’archivage

Étapes pour archiver des documents

Les documents à archiver (dossiers d’images, fichier sonores, vidéos, PDF) sont placés :
– sur le serveur distant (nuage) dans le dossier 9400_Matricules
OU
– dans le dossier EN TRAITEMENT sur les disques durs externes MATRICULES.

Préparer les fichiers :

  • convertir les fichiers sonores en MP3
  • convertir les images en JPEG ou PNG (réduire la taille au besoin – 2560 pixels de largeur à 72-144 dpi).
    • faire une sélection de 10 à 15 images en évitant les redondances, et dupliquer ces images dans un nouveau dossier à même le dossier original. Dans la cas des activités éducatives, éviter les photos où on reconnaît les participants à moins d’avoir leur autorisation.

Cataloguer les fichiers :

  • ouvrir la version la plus récente du fichier matricules_document_catalog_(date).ods (sur le disque externe Matricules ou sur le serveur distant (nuage)
  • aller à la fin du document et attribuer un code Matricule au document en vous référent à la Politique d’archivage Matricules)
    • TRUC pour trouver les informations à ajouter au catalogue (date, description, etc.) rechercher l’activité correspondante sur le site web (résidence, événement, atelier, etc.) ou auprès d’un membre de l’équipe.

Renommer les fichiers :

  • ajouter le code Matricules devant le nom original du fichier et dossier d’images.
    • le code doit aussi être ajouté à chaque image contenu dans le dossier
    • NOTE * Si le nom original du fichier n’est par pertinent, vous pouvez le changer et ajouter le nom de l’artiste ou de l’activité.
      • ex. 2022EVS32554O_poetics_to_activate_B_H_Hope_R_Shadpey_captures

Mettre les fichiers en ligne

  • Mettre les fichiers vidéo sur VIMEO (compte Ada X) en indiquant la référence au document Matricules (ex. https://vimeo.com/708827900)
  • Sur le site d’Ada X, créer un nouveau post Matricule et ajouter les informations colligées dans le catalogue
    • le titre du post est le code Matricule
  • téléverser les documents photos et audio, ou lier les documents vidéo à partir de leur identifiant VIMEO
  • ajouter des mots-clés
  • après avoir sauvegardé le post, créer une traduction (copier le français pour que les médias suivent)
  • Relier le document à son activité
  • Vérifier que tout fonctionne !

Terminer l’archivage

  • Transférer les fichiers médias catalogués sur les 3 disques externes Matricules, dans le dossier approprié sous CONSULTATION
  • Supprimer les fichiers sur le serveur distant (nuage)